Qué es el Archivo Central

El Archivo Central del Poder Ejecutivo de la Provincia de Salta es la institución, dependiente del Ministerio de Gobierno, que guarda, clasifica, ordena, propone para su expurgo, transfiere al Archivo Histórico,  asesora técnicamente y facilita el acceso a la documentación producida por el Poder Ejecutivo Provincial (ministerios y entes descentralizados) y a expedientes judiciales, protocolos notariales, libros bis del Registro Civil y documentación laboral con fines previsionales tanto a los organismos productores como a los ciudadanos en general.

Esta definición y el nuevo nombre de la institución, Archivo Central del Poder Ejecutivo, surge de la ley N° 7092 que entra en vigencia a partir del 7 de septiembre de 2000. Con anterioridad a la ley 7092, todas las leyes y decretos que lo regularon y lo denominaban Archivo General de la Provincia  (ver Historia del Archivo) le asignaron además de documentación del Poder Ejecutivo y Legislativo, la guarda de  documentación proveniente del Poder Judicial. Estos expedientes judiciales que existían antes de la ley 7092 del 2000 se conservan en el Archivo Central. Asimismo por Resolución Ministerial N° 205/03 el Archivo recibe documentación laboral de empresas con fines previsionales.

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Son objetivos del Archivo Central lograr que la información de los documentos que guarda esté disponible y sea accesible a los organismos productores de la documentación, para el ejercicio de sus funciones; a los ciudadanos en general para el ejercicio de sus derechos y a las generaciones futuras, para la reconstrucción de su memoria, aplicando políticas de gestión de calidad. Es decir la guarda de la documentación no es un fin es si mismo sino que la documentación  debe estar accesible para que cuando cualquier ciudadano la necesite pueda tener pleno acceso a la misma respetándose los derechos a la información y a la privacidad en un pié de igualdad. Asimismo, como organismo integrante del Estado el Archivo tiene como objetivo realizar una gestión sensible y comprometida con las necesidades sociales de la comunidad, promoviendo o apoyando actividades con diferentes sectores de la comunidad. Estos objetivos forman parte de la plantificación estratégica de la organización.

A partir del año 2016 y a través de la Resolución 267/16 el Ministerio de Gobierno aprueba la contratación de  los servicios de guarda, transporte, consulta y digitalización de la documentación del Poder Ejecutivo realizada entre el Archivo Central y la firma ADDOC S.A., empresa que colabora entonces con el Archivo y con los diferentes organismos de la administración  en la guarda y conservación de los documentos que ésta produce, reemplazando a la anterior empresa Plumada S.A.  

Asimismo por decreto 1597/05 se aprueba el Convenio de fecha 10 de mayo de 2005 por el cual el Consejo Ejecutivo del SIPADA encomienda al Colegio de Escribanos la conservación y custodia de los protocolos notariales de los escribanos de la provincia de los últimos veinticinco años, transfiriendo entonces el Archivo Central al nuevo Archivo Sectorial Notarial  los protocolos notariales de los últimos veinticinco años contados desde la fecha del convenio (año 2005), es decir se transfieren los protocolos desde el año 1980 al año 2005. Transcurrido el plazo de permanencia de veinticinco años el Archivo Sectorial Notarial asume la obligación de transferir nuevamente al Archivo Central los protocolos de más de veinticinco años, conforme a las reglas  de transferencia de la ley 7092. (cláusula quinta).  A partir de este convenio los nuevos  protocolos de los escribanos deben ser enviados para su guarda al Archivo Sectorial Notarial y no al Archivo Central.  

Para cumplir con sus objetivos el Archivo Central viene desarrollando las siguientes acciones:

  • a) Identificación, clasificación y descripción de los fondos documentales que guarda en su depósito central como en los que gestiona la empresa ADDOC S.A.;
  • b) Ordenación de la documentación de acuerdo a bases de datos en proceso de informatización;
  • c) Registro de toda la documentación que entra y sale de los depósitos;
  • d) Realización de convenios con los organismos que solicitan en préstamo la documentación en guarda;
  • e) Acciones de conservación documental, avanzando en la digitalización de la documentación y en la promoción del documento electrónico;
  • f) Capacitación permanentemente al personal del Archivo y al de los organismos del Poder Ejecutivo en la técnica archivística, digitalización y documento electrónico;
  • h) Difusión de la importancia de los archivos en las escuelas y en la comunidad en general;
  • i) Asesoramiento y capacitación en diversos municipios del interior de la provincia;
  • j) Contratación de una empresa privada para que colabore con el Archivo Central en la gestión de guarda, transporte, consulta y digitalización de la documentación del Poder Ejecutivo (ADDOC S.A.) ante la falta de infraestructura necesaria y asignación de recursos para que el Archivo lo pueda hacer por sí mismo;
  • k) Control económico y técnico a la mencionada empresa privada respecto a la tarea que realiza y a la facturación que en consecuencia emite;
  • l) Facilitar el acceso a la información contenida en los documentos garantizando el derecho a la información y a la privacidad en un pié de igualdad;
  • ll) Promoción de inmediatez y rapidez en la expedición de los trámites que realiza el Archivo a través de la página web del organismo (en proceso de mejora), (www.archivocentralsalta.gov.ar);
  • m) Difusión de la actividad y del patrimonio documental que preserva el Archivo a través de la página web y de partes de prensa;
  • n) Identificación de la documentación que está para ser dada de baja y eliminada a través de la elaboración, aplicación de las Tablas de Retención Documental  y a través de los procesos de reciclaje de papel, preservando y garantizando el cuidado de medio ambiente;
  • ñ) Ampliación del fondo documental que presta un servicio social a la comunidad como es la documentación laboral de empresas privadas o de organismos estatales  que permiten otorgar el beneficio de la jubilación;
  • o) Comunicación permanente con el Archivo General de la Nación, órgano rector a nivel nacional de los archivos del país y con otros archivos provinciales y asociaciones archivísticas;
  • p) Colaboración con el Consejo Ejecutivo del SIPADA (Sistema Público de Administración de Archivos) para el cumplimiento de la ley provincial de Archivos 7092/00 y su decreto reglamentario 1813/03
  • q) Organización de eventos para la comunidad y visitas al Archivo (concursos literarios, de fotografías, debates con adolescentes de colegios secundarios de la provincia, visitas de niños de primaria al Archivo);
  • r) Difusión y aplicación de los valores de la calidad;
  • s) Establecimiento de metas y plazos determinados para llevar a cabo las acciones y procesos;