Historia - Legislación aplicada.

La historia de la institución nos ayuda a comprender el presente de la misma y de donde surge la guarda de los actuales fondos documentales que contiene el Archivo Central. A continuación describiremos sintéticamente la legislación que se aplicó al Archivo hasta la vigente en nuestros días, la ley 7092/00 y su decreto reglamentario 1813/03.

     

Ley Nº 30 del 24/02/1885 El Archivo Central del Poder Ejecutivo es creado por ley Nº 30 del 24 de febrero de 1885, siendo Gobernador de la provincia de Salta Juan Manuel Solá y Presidente de la República Julio A. Rocca. Así es como en la época de la generación de los 80 nace esta institución con el nombre de “Archivo General de la Provincia”,  en la jurisdicción del Poder Ejecutivo, al que se le asigna la guarda de documentación de los tres Poderes del Estado dividida en dos secciones:

El Registro Administrativo compuesto por: 

1º) Todos los actos del Poder Ejecutivo en el ejercicio de sus funciones; 
2º) de los de igual naturaleza del Poder Legislativo.

Y el Registro Judicial compuesto por:


 1º) Todos los actos del Poder Judicial;
 2º) Las anotaciones de hipotecas y demás gravámenes sobre los inmuebles;
 3º) Los asientos de las inhibiciones;
 4º) Los protocolos de los Escribanos Públicos;  

Se establecen las obligaciones de los Jefes de cada Registro y el plazo de seis meses en el que los escribanos debían enviar los protocolos, previéndose sanciones si no se hacía la remisión en el plazo estipulado.

Ley Nº 996 (Número original 1064) del 10/01/1918: Se emite esta nueva ley, en la que se  conserva el nombre de “Archivo General de la Provincia” y la subdivisión en Registro Judicial y Registro Administrativo, modificándose, con respecto a la ley anterior los documentos que compondrán cada registro y dispone un procedimiento más detallado para la entrada y salida de la documentación, los plazos y las personas autorizadas a solicitar.

Registro Judicial  compuesto por:

1º) Los Protocolos de los escribanos públicos;
2º) Los expedientes terminados ante los jueces de primera instancia y demás tribunales superiores así como también de los protocolos de testamentos, poderes y demás actuaciones de los jueces de paz departamentales,
3º) Los expedientes paralizados, enviados con el decreto correspondiente;

Registro Administrativo compuesto por:
1º) Los registros, libros, protocolos y demás documentos pertenecientes al Poder Ejecutivo y Legislativo;

Ley Nº 1630 (Número original 351) del 24/09/1936: Modifica la ley  1064  en cuanto al procedimiento interno que se lleva a cabo en el Archivo.

Ley Nº 1525 del 06/10/1952: refunda en una sola repartición el Archivo General de la Provincia y el Archivo y Biblioteca Históricos, bajo la denominación de “Dirección General de Archivo de la provincia”, dividiendo la institución en tres secciones:

Sección Judicial: Se formará con:

1º) Los Protocolos de todos los escribanos de registro, con excepción del correspondiente al último año, que quedará en la escribanía de registro;
2º) Los expedientes judiciales concluidos y mandatos a archivar, previa reposición de sellos;
3º) Los expedientes paralizados durante dos años que los tribunales remiten, previa reposición de sellos,
4º) Con las actuaciones cumplidas por ante los jueces de paz departamentales;

Sección Administrativa: Se formará con:

1º) Los expedientes  y documentos de las reparticiones dependientes del Poder Ejecutivo, sean ellas centralizadas o descentralizadas. A tal efecto, en el mes de marzo de cada año, las reparticiones remitirán al Archivo General todos los expedientes terminados hasta el 31 de diciembre del año anterior;

Sección Histórica: Se formará con:

1º) Todos los documentos y expedientes del Archivo Administrativo, transcurrido que sean diez años desde su ingreso a éste último, previa incineración de aquellos expedientes o documentos que a juicio de una comisión especial, no revistan interés histórico ni valor a los efectos administrativos.

Serán funciones del Archivo Histórico: preservar los fondos documentales históricos de la provincia y promover la investigación histórica, especialmente sobre Salta, guardando diarios de sesiones legislativas, mensajes de los gobernadores y todo otro documento que tenga relación con sus funciones específicas.
Esta ley deja a la reglamentación el funcionamiento interno de cada sección pero indica el  proceso de incineración que deberán pasar los documentos estableciendo comisiones que llevaran a cabo la eliminación distinguiendo si se trata de documentos de la sección Judicial, deberán tener una edad de treinta años y versar sobre determinados temas y si son expedientes administrativos deberán tener diez años desde su ingreso al Archivo Administrativo y pasar por el dictamen de la Comisión que determinará su expurgo o pase al Archivo Histórico.

Ley 5867 del 15/12/1981: Fusiona las Direcciones del Boletín Oficial, Archivo General de la Provincia y Registro Oficial de Leyes y Decretos en un organismo único que funcionará con la denominación de “Dirección de Boletín Oficial, Registro y Archivo”, y dependerá de la Secretaría de Estado de Gobierno. Deja a la reglamentación el funcionamiento del organismo  

 

Decreto 439 del 17/05/1982: Reglamenta la ley 5867/81. En lo que hace al Archivo establece que estará conformado por los siguientes documentos:

1º) Los expedientes judiciales cuya antigüedad sean menor de treinta años;
2º) Los expedientes administrativos cuya antigüedad sean menor de treinta años;
3º) Los Libros Nº 2 de Partidas del Registro Civil y de la Capacidad de las Personas;
4º) Los protocolos de los Escribanos de Registro cuya antigüedad sea menor de 50 años;
5º) Las actuaciones cumplidas ante los Jueces de Paz;

Ley 6226 del 07/02/1984: Deroga la ley 5867/81;

Decreto 2778 del  09/11/1995: En los considerandos del decreto se expresa que ante la derogación de la ley 5867/81 que fusionaba al Archivo General con el Boletín Oficial  se produjo un vacío legal quedando el Archivo General sin una normativa que regule específicamente su funcionamiento. Este es el fundamento por el que se emite este nuevo decreto el cual establece que: El Archivo General de la Provincia tendrá por finalidad la de reunir, conservar y clasificar el Fondo Documental proveniente del Poder Judicial, Ministerio Público, Tribunal de Cuentas, Administración Pública, Protocolos Notariales y Libros del Registro del Estado Civil y Capacidad de las Personas. Se detalla las funciones del organismo como la de preservar y ordenar la documentación de acuerdo a normas técnicas archivológicas, evacuar las consultas del público;  emitir testimonios autenticaciones y certificaciones de la documentación archivada; percibir los sellados y aranceles de ley; emitir las reglamentaciones internas convenientes; propiciar la capacitación del personal; velar por el cumplimiento de las leyes aplicables.
Asimismo se regula la entrada y salida de la documentación, plazos de entrega, autorizados a realizar la consulta dejando para una posterior ley el tratamiento del expurgo de los fondos documentales, como se expresa en los considerandos. 
 

Ley 7092  del 07/09/00. Es la ley vigente. Consta de siete capítulos que se refieren a: Creación del Sistema Provincial de Administración de Documentos y Archivos (SIPADA); Organización del mencionado Sistema; De los Archivos, Fondos y Colecciones Privadas; Del Patrimonio Documental de la Provincia; De la Transferencia de Documentación Pública; De la Desafectación, Eliminación y Reproducción de Documentos Públicos y Disposiciones Transitorias.

Se crea el SIPADA en el ámbito de la provincia con la finalidad de organizar, conservar y difundir la documentación producida por los tres Poderes del Estado, que conformarán el patrimonio documental de la Provincia, asegurando su accesibilidad para la acción administrativa, para la investigación histórica y de otras ciencias y para la información general. (art.1º) 

Son integrantes naturales del SIPADA los archivos del Poder Ejecutivo, del Poder Legislativo y del Poder Judicial y por opción los archivos, fondos y colecciones de personas o instituciones privadas que establezcan convenios de adhesión. Los integrantes del SIPADA funcionarán interrelacionados por patrones comunes y por la disponibilidad recíproca de la información. Recibirán de la Coordinación General de Bibliotecas y Archivos orientación técnica y normativa, sin perjuicio de la subordinación jerárquica y presupuestaria del organismo al que pertenecen, respetando la división de Poderes del Estado y las autonomías municipales. Las normas que se adoptaren para los archivos serán obligatorias para los integrantes del SIPADA (naturales y por adhesión) y se ajustarán a principios archivológicos actualizados (arts. 2º,3º,4º)   

El SIPADA funcionará con un Consejo Ejecutivo integrado por los responsables del Archivo Histórico y de los archivos centrales del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial respectivamente, presidido por el responsable de la Coordinación General de Bibliotecas y Archivos de Salta. Podrán integrar el Consejo un representante de los archivos privados y de las universidades y uno de los archivos municipales. Son funciones principales del Consejo elaborar normas de conservación y recomendarlas a los integrantes del sistema; elaborar y supervisar la aplicación de las tablas de permanencia y selección documental; determinar el grado de confidencialidad de los documentos; evaluar periódicamente el efectivo funcionamiento de los organismos integrantes del SIPADA, llevar a cabo la capacitación del personales de los archivos, remitir al Poder Ejecutivo las acciones legales que pudieren surgir contra las personas que dañen o sustraigan el patrimonio documental de la provincia (art.5º) 

Se crea un archivo central en cada uno de los tres Poderes del Estado con el fin de reunir la archivalía generada por cada uno de ellos provenientes de los archivos sectoriales correspondientes y supervisar en el ámbito de cada uno, la aplicación de las normativas emanadas de la Coordinación General de Bibliotecas y Archivos. A su vez se crean los archivos sectoriales según las necesidades del organigrama de cada Poder del Estado y el archivo permanente, en adelante Archivo Histórico, será el repositorio final del patrimonio documental de la provincia. Recibirá la documentación proveniente de los archivos centrales que haya ingresado a la fase permanente o histórica, previa aplicación de las tablas de permanencia y selección documental. (arts. 6º,7º y 8º)Se establece que toda la documentación producida y que produzcan los tres Poderes de Estado provincial se considera como integrante potencial del patrimonio documental de la Provincia y como tal debe ser preservada con las excepciones y procedimientos establecidos por esta ley  (art.11º)

Se dispone  que la transferencia de documentación pública deberá realizarse en tiempo y forma, según lo establecido en las tablas de permanencia y selección documental y que la transferencia de un archivo a otro será acompañada por un inventario confeccionado de acuerdo a la reglamentación de la ley (arts. 22º y 23º)

El capítulo VI se refiere al proceso de desafectación, eliminación y reproducción de los documentos archivados, estableciendo que el Consejo Ejecutivo, mediante la aplicación de tablas de permanencia y selección, queda facultado para disponer la desafectación de documentos que integren o integraren los fondos documentales de la Administración Pública Provincial, dejando para la autoridad del Archivo la disposición de la eliminación, previa selección del Consejo Ejecutivo. (arts. 25º y 26º)  

 

Decreto 1813 del  29/09/03: Reglamenta la ley 7092/00, detallando las facultades del Consejo Ejecutivo del SIPADA, de los archivos centrales, sectoriales, de gestión y del Archivo Histórico. Establece los procedimientos internos de transferencia, selección, entrada, salida  y eliminación de la documentación. Consta de nueve anexos en los que se define los términos archivísticos y se señalan las pautas de organización  y las condiciones edilicias, físicas y medioambientales en las que deben funcionar los archivos.